Varstvo osebnih podatkov

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, člane, sodelavce, zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo s Sindikati Podravja (v nadaljevanju: SP) o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvajajo SP.

   Spoštujemo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«)), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije, na kak način SP kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag.

   1.  Upravljavec

Upravljalec osebnih podatkov je organizacija:

Sindikati Podravja, Trg Alfonza Šarha 1, 2310 Slovenska Bistrica  E-pošta:  info@sindikatipodravja.com

   2.  Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.
 
   3.  Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov 

SP zbirajo in obdelujejo vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:
 

• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

      3.1.  Izpolnitev zakonske obveznosti

Na osnovi določil v zakonu SP obdelujejo podatke o svojih zaposlenih in drugih osebah, ki zanjo opravljajo delo na kakšni drugi pravni podlagi, kar omogoča delovnopravna in druga zakonodaja. SP na podlagi zakonske obveznosti za namene včlanjevanja članov in zaposlovanja obdelujejo predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčno številko, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče ipd.
 
Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznikov pa je tudi Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), Zakon o pokojninskem in invalidskem zavarovanju (ZPIZ-2), Zakon o urejanju trga dela (ZUTD), Zakon o reprezentativnosti sindikatov (ZRSin), Zakon o kolektivnih pogodbah (ZKolP), področni zakoni, Kolektivna pogodba za negospodarske dejavnosti (KPND), Kolektivna pogodba za javni sektor (KPJS), kolektivne pogodbe dejavnosti in poklicev, podjetniške kolektivne pogodbe. V omejenih primerih je v SP dopustna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

      3.2.  Izvajanje pogodbe 

V primeru, ko s SP sklenete določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Vaše osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, SP ne morejo skleniti pogodbe, prav tako vam SP ne morejo izvesti storitve v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nimajo potrebnih podatkov za izvedbo.
 
SP lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike njenih storitev na njihov elektronski naslov obveščajo o svojih storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah, svojem delovanju in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek na  info@sindikatipodravja.com  ali z redno pošto na naslov Sindikati Podravja, Trg Alfonza Šarha 1, 2310 Slovenska Bistrica

      3.3.  Zakoniti interes 

Uveljavljanje pravne podlage zakonitega interesa je sicer omejena za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Vseeno pa lahko SP osebne podatke obdelujejo tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si SP prizadevajo v omejenem obsegu. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov.
 
V primeru uporabe zakonitega interesa SP vedno opravijo presojo skladno s Splošno uredbo. Tako lahko posameznike občasno obveščamo o dogodkih, izobraževanjih, ugodnostih in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek na  info@sindikatipodravja.com  ali z redno pošto na naslov Sindikati Podravja, Trg Alfonza Šarha 1, 2310 Slovenska Bistrica

      3.4.  Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja 

V kolikor SP nimajo pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:
 

• naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije;
• davčna številka oziroma EMŠO za namene morebitne izvršbe v primeru neizpolnitve obveznosti (npr. neplačilo računa);
• fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani organizacije) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih organizacije;
• druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na 

info@sindikatipodravja.com  ali z redno pošto na naslov Sindikati Podravja, Trg Alfonza Šarha 1, 2310 Slovenska Bistrica. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

      3.5.  Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika

SP lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko SP poišče osebni dokument posameznika, preveri, ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar SP ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.

   4.  Hramba in izbris osebnih podatkov 

SP bo hranil osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor SP podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo SP hranil za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa sodelovanja z organizacijo, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno.
 
Osebne podatke, ki jih SP obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, SP hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in organizacijo do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani SP podatke še 5 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.
 
Tiste osebne podatke, ki jih SP obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo SP hranil do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. SP lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon. Izjemoma lahko SP zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno ali zgodovinsko-raziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe upravljavec osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

   5.  Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov 

SP lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki varstva osebnih podatkov. Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje SP, so predvsem:
 

• računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
• vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne storitve);
• vzdrževalci informacijskih sistemov;
• ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (Microsoft, Google ipd.).

SP v nobenem primeru ne bo posredovalo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil SP in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

 

SP kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme SP in potrdijo nadzorni organi v EU).

 

SP za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja vodi seznam pogodbenih obdelovalcev, v katerem  so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci, s katerimi SP sodeluje.

   6.  Varovanje podatkov in točnost podatkov​

SP skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščiteni z geslom.
 
Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. SP se bo trudila, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko obrne na posameznika za potrditev točnosti osebnih podatkov.

   7.  Pravice posameznika glede obdelave podatkov 

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov: 

• zahteva lahko informacije o tem, ali imamo njegove osebne podatke in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo;
• zahteva lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima SP, ter preveri, ali jih SP obdeluje zakonito;
• zahteva lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov;
• zahteva lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave;
• ugovarja lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se SP sklicuje na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani s posameznikovim posebnim položajem; posameznik ima pravico kadarkoli ugovarjati, če SP obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja;
• zahteva lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, na primer, če posameznik želi, da SP ugotovi točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov;
• zahteva lahko prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo;
• prekliče lahko privolitev oziroma soglasje, ki ga je podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo SP prenehala obdelovati osebne podatke za namene, ki jih je prvotno sprejela, razen če SP nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.

Če želi posameznik uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošlje zahtevek po elektronski pošti   info@sindikatipodravja.com  ali z redno pošto na naslov Sindikati Podravja, Trg Alfonza Šarha 1, 2310 Slovenska Bistrica.
 
Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bo SP odgovorila brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno. Vendar pa lahko SP zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko SP zahtevo tudi zavrne. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti morala SP od posameznika zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.
 
Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova lahko posameznik uporabi obrazec Informacijskega pooblaščenca, ki je dosegljiv na njihovi spletni strani.
 
V primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ (Informacijskega pooblaščenca).
 
Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrne na našo organizacijo  preko elektronske pošte na  info@sindikatipodravja.com  ali z redno pošto na naslov Sindikati Podravja, Trg Alfonza Šarha 1, 2310 Slovenska Bistrica

   8.  Pooblaščena oseba za varstvo podatkov 

V skladu s Splošno uredbo SP nima določene pooblaščene osebo za varstvo osebnih podatkov.

   9.  Objava sprememb 

Vsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani SP:  www.sindikatipodravja.com. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov. Politiko varstva osebnih podatkov je sprejelo predsedstvo SP dne 25. 4. 2023.

   10.  Piškotki 

Spletne strani uporabljajo samo nujno potrebni piškotek displayCookieNotice (veljavnost 2 leti), ki beleži, ali ste prebrali obvestilo in kliknili gumb “Dovoli piškotke”. Piškotki se uporabljajo za izboljšanje vaše uporabniške izkušnje. Piškotki ne sledijo uporabniku in ne zbirajo podatkov o njem.

 

Za Sindikate Podravja

Milan Mesarič, predsednik